Heyflow Preise erklärt: Tarife, Funktionen und Limits

Warum Vergleichsseiten unterschiedliche Heyflow-Preise zeigen

Heyflow hat im Juli 2025 auf antwortbasierte Preise umgestellt. Listing-Seiten führen noch Zahlen von vor und nach dieser Umstellung, deshalb findest du Dollar-Umrechnungen neben alten Startpreisen und Tarifnamen, die es nicht mehr gibt (Basic, Pro, Business, Agency, wobei Business ungefähr dem heutigen Scale entspricht). Gleiche die Tarife unten am Tag deines Kaufs mit heyflow.com/de/preise ab.

Was jeder Tarif enthält

Jeder Tarif enthält unbegrenzt viele Pages und MCP-Zugang, und neue Accounts bekommen bei der Anmeldung einmalig 2.000 KI-Credits.

Welcher Tarif welche Funktion enthält

Funktionen sind in Paketen gebündelt. Jeder Tarif enthält eine Reihe von Paketen, und du kannst ein einzelnes Paket zu einem kleineren Tarif hinzubuchen, statt upzugraden.

Zusätzliche Plätze kosten 35 € pro Stück, zehn zusätzliche Funnels 100 € im Monat und zusätzlicher Traffic auf Prime 10 € pro 1.000 Besucher. Prime enthält Shopify, Klaviyo, Stripe, Solidgate, alle Conversions APIs, Telefonvalidierung und OTP. Der Sensitive Tag aus dem Security-Paket löscht ausgewählte personenbezogene Daten automatisch von Heyflows Servern, was dir bei der Datenminimierung nach DSGVO hilft.

Mit jährlicher Zahlung sparst du bei den Lead-Gen-Tarifen bis zu 34 % und bei Prime bis zu 51 %. Die Preisseite zeigt standardmäßig die Jahrespreise. Für die monatlichen Preise stellst du den Schalter um.

Was als Antwort zählt und was am Limit passiert

Eine Antwort ist ein abgeschicktes Formular auf einem veröffentlichten Funnel. Antworten, die du beim Testen im Vorschaumodus sammelst, zählen also nicht gegen dein Limit.

Bevor du dein monatliches Limit erreichst, bekommst du eine E-Mail. Überschreitet ein Funnel das Limit, werden neue Antworten gespeichert und gehen nicht verloren. Sobald du ein Antwortpaket hinzubuchst oder upgradest, werden sie freigegeben, und deine Integrationen bekommen sie wie gewohnt. Jeder Tarif kann Antwortpakete hinzubuchen, in Größen, die je nach Tarif unterschiedlich sind. Auf Scale kosten 1.000 zusätzliche Antworten 180 € im Monat bei jährlicher oder 195 € bei monatlicher Zahlung. Das Kontingent gilt auch bei jährlicher Zahlung pro Monat. Prüf es deshalb an deinem stärksten Monat und nicht am Durchschnitt, denn das Limit greift genau dann, wenn sich eine Kampagne in der letzten Woche des Monats verdoppelt.

Welche Funktionen ihr Geld wert sind

Verknüpf jede bezahlte Funktion mit einer Zahl, die du berichtest, und bezahl keine Funktion, die keine davon verändert.

Growth: Telefonvalidierung und dein eigenes Branding

Mit Growth kommen Telefonvalidierung und SMS-Codes. Sie stoppen falsche und vertippte Nummern, bevor der Lead in deinem CRM landet, und das zählt vor allem dann, wenn dein Vertrieb jeden Lead anruft. Die Kennzahl ist die Erreichbarkeitsquote, also der Anteil der Leads, die dein Team tatsächlich erreicht. Ruft dein Vertrieb an, hol im Formular auch die Einwilligung in den Anruf ein, denn Werbeanrufe bei Verbrauchern brauchen nach § 7 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Growth entfernt außerdem das Heyflow-Branding und lässt dich ein Formular auf deiner eigenen Domain betreiben. Das hält das Vertrauen bei Angeboten wie Versicherungen oder Finanzierungen hoch und das Tracking auf einer First-Party-Domain.

Scale: A/B-Testing und Conversions API

Mit Scale kommen natives A/B-Testing und die Conversions API für Meta und TikTok. Die Conversions API sendet Conversion-Events vom Server, sodass Werbeplattformen deine Leads auch dann sehen, wenn Browser oder Adblocker Pixel blockieren. Auf genau dieses Signal bieten Meta und TikTok. Auch serverseitige Events brauchen eine Rechtsgrundlage nach DSGVO, also kläre mit deinem Datenschutzteam, welche Events du mit welcher Einwilligung sendest. Gibst du auf diesen Plattformen nennenswert Budget aus, kostet dich ein schwaches Signal mehr CPL als der Unterschied zwischen Growth und Scale. Mit nativem A/B-Testing testest du den Formularschritt selbst, und dort verlieren die meisten Paid-Traffic-Funnels ihre Besucher.

Bedingte Logik und Analytics, in jedem Tarif

Bedingte Logik blendet Fragen aus, die für einen Besucher nicht zutreffen. Jedes Segment sieht einen kürzeren Weg, und nicht passende Besucher lassen sich an deinem Vertrieb vorbeileiten. Der Analytics-Tab zeigt Conversion-Rate und Drop-off pro Schritt, sodass du die Frage findest, die Besucher kostet, und testen kannst, ob du sie umformulierst, nach hinten schiebst oder streichst.

CRM-Synchronisierung, in jedem Tarif

HubSpot, Pipedrive und Zoho synchronisieren in jedem Tarif. Leads landen in der Liste deines Vertriebs ohne CSV-Export und ohne Zap, der kaputtgeht, wenn jemand ein Feld umbenennt. Kommen Antworten als HubSpot-Kontakte und Deals an, kannst du auswerten, welche Antworten auf abgeschlossenen Umsatz hindeuten, und genau diese Zahl brauchst du für die Break-even-Rechnung unten. Salesforce steckt im Paket Advanced integrations auf Scale.

Wann sich ein Tarif rechnet: die Break-even-Rechnung

Rechne das einmal pro Tarif durch, den du in Betracht ziehst, mit deinen eigenen Zahlen.

Formel 1: nötige Steigerung der Rate qualifizierter Leads

Nötige Steigerung = monatliche Tarifkosten ÷ (bezahlte Sitzungen pro Monat × Wert pro qualifiziertem Lead)

Das Ergebnis ist die absolute Zunahme qualifizierter Leads pro Sitzung, die du brauchst, damit die zusätzlichen Leads den Tarif decken. Den Wert pro qualifiziertem Lead holst du aus dem CRM: Abschlussquote der qualifizierten Leads mal Rohertrag pro abgeschlossenem Deal.

Formel 2: gleichbleibende Kosten pro qualifiziertem Lead

Qualifizierte Leads für den Break-even = (monatliches Werbebudget + monatliche Tarifkosten) ÷ aktuelle Kosten pro qualifiziertem Lead (CPQL)

Das ist die Zahl qualifizierter Leads pro Monat, die du brauchst, damit deine gemischten Kosten pro qualifiziertem Lead nach dem Tarifwechsel gleich bleiben. Rechne beide Formeln und vertritt das strengere Ergebnis gegenüber der Person, die das Budget verantwortet.

Rechenbeispiel: Growth oder Scale

Nimm einen Handwerksbetrieb, der Wärmepumpen verkauft, mit diesen Monatszahlen, gerechnet mit Heyflows aktuellen Tarifen:

• Bezahlte Sitzungen pro Monat: 8.000

• Werbebudget pro Monat: 16.000 € (2 € CPC im Mittel)

• Conversion-Rate des Formulars: 5 %, also 400 Leads im Monat

• Anteil qualifizierter Leads: 40 %, also 160 qualifizierte Leads

• Aktuelle CPQL: 16.000 € ÷ 160 = 100 €

• Wert pro qualifiziertem Lead: 25 % Abschlussquote × 800 € Rohertrag = 200 €

Fang beim Volumen an, mit jährlicher Zahlung. Bei 400 Antworten im Monat reichen die 250 enthaltenen Antworten von Growth nicht, du buchst also entweder ein Antwortpaket zu Growth hinzu oder wechselst zu Scale, das 1.000 Antworten enthält. Hier sind die Scale-Funktionen der Grund für den Wechsel, also vergleich die Tarife direkt: Scale kostet 239 € und Growth 89 €, ein Schritt von 150 € im Monat. Bei monatlicher Zahlung beträgt der Schritt 299 € − 129 € = 170 €, was am Ergebnis kaum etwas ändert.

Formel 1 ergibt für diesen Schritt 150 € ÷ (8.000 × 200 €) = 0,0094 Prozentpunkte, also etwa 0,75 zusätzliche qualifizierte Leads im Monat. Formel 2 ist strenger: (16.000 € + 150 €) ÷ 100 € = 161,5, du brauchst also etwa 1,5 zusätzliche qualifizierte Leads im Monat, damit die CPQL gleich bleibt.

Das ist eine relative Steigerung von unter 1 % bei einer Basis von 160. Ein einziger A/B-Test, der die Abschlussrate am Formularschritt erhöht, oder ein saubereres Meta-Signal über die Conversions API deckt das.

Wann die Rechnung gegen dich läuft

Verkleinere den Funnel auf 1.000 Sitzungen im Monat, 50 € Wert pro qualifiziertem Lead, eine Rate qualifizierter Leads von 2 % und Growth für 89 € bei jährlicher Zahlung. Formel 1 verlangt dann eine absolute Steigerung von 0,18 Prozentpunkten, relativ 9 %. Scale für 239 € bräuchte 0,48 Punkte, relativ fast 24 %. Das ist eine große Wette auf Funktionen, und der günstigere Tarif gewinnt, bis der Traffic wächst.

Ein Hinweis zum Messen kleiner Steigerungen

Eine Break-even-Steigerung von relativ 1 bis 2 % ist leicht zu rechtfertigen und bei 8.000 Sitzungen im Monat in einem A/B-Test kaum zu bestätigen, weil ein so kleiner Unterschied keine Signifikanz erreicht. Formuliere die Entscheidung als „die erwartete Steigerung liegt deutlich über dem Break-even“ und nutz den Test, um einen großen negativen Effekt auszuschließen, statt einen kleinen positiven zu beweisen.

Rechnet sich, oder rechnet sich noch nicht

Ein höherer Tarif rechnet sich wahrscheinlich, wenn deine Break-even-Steigerung nur ein kleiner Bruchteil deiner aktuellen Rate qualifizierter Leads ist, wenn du Routing- oder Ausschlusslogik brauchst, die dein aktuelles Formular nicht kann, oder wenn du laufend Tests am Formularschritt selbst fährst. Er rechnet sich wahrscheinlich noch nicht, wenn dein Paid Traffic so gering ist, dass die nötige Steigerung relativ über 15 bis 20 % liegt, oder wenn der Lead-Wert niedrig ist und jeder Lead unabhängig von seinen Antworten am selben Ort landet.

Heyflow mit anderen Tools beim Preis vergleichen

Preise auf Vergleichs- und Alternativen-Seiten sind oft undatiert, prüf deshalb am Tag des Vergleichs die Preisseite jedes Anbieters selbst.

Rechne auf Kosten pro enthaltener Antwort um

Teil den Monatspreis jedes Tarifs durch die enthaltenen Antworten oder Leads. Bei jährlicher Zahlung kommt Starter auf 0,38 € pro enthaltener Antwort, Growth auf 0,36 € und Scale auf 0,24 €. Wende das dann auf dein echtes Volumen an. Ein niedriger Preis pro Lead bedeutet nichts, wenn du 30 % des Kontingents nutzt, und ein günstiger Tarif ist nicht mehr günstig, wenn du in Kampagnenspitzen zusätzliche Antwortpakete brauchst.

Vergleich die Funktionen, die deine Rechengrößen verändern

All-in-one-Funnel-Suiten bündeln Landingpages mit Checkout und E-Mail, ihre Tarife kosten also mehr und decken mehr ab. Bezahlst du schon ein Landingpage-Tool und eine E-Mail-Plattform, zahlst du doppelt. Vergleich die Funktionen, die in deine Break-even-Rechnung einfließen, etwa bedingte Logik, Tracking für Werbeplattformen und Split-Tests am Formularschritt. Am fairsten ist es, dasselbe Formular in beiden Tools nachzubauen und die Rate qualifizierter Leads auf demselben Traffic zu vergleichen.

Rechne Wechselkosten ehrlich mit ein

Schlag einmalige Kosten auf den ersten Monat jedes Vergleichs: Zeit für den Nachbau, QA für jede Verzweigung, neues Mapping von Pixeln und CRM-Feldern und eine Lernphase, in der sich die Werbeplattformen auf neue Conversion-Events einstellen. Ein im Monat günstigeres Tool kann im ersten Quartal trotzdem teurer sein.

Was Bewertungen über Heyflow sagen

Auf Capterra hat Heyflow 4,7 von 5 Punkten aus 61 Bewertungen, mit 4,1 für das Preis-Leistungs-Verhältnis (Stand: Oktober 2026). Sortier Bewertungen beim Lesen nach Datum und filter nach dem Tarif oder Anwendungsfall, der deinem am nächsten kommt. Alles von vor Juli 2025 beschreibt die alten Preise. Achte auf konkrete Aussagen zu Support und Abrechnung und gib Bewertungen ohne konkrete Situation weniger Gewicht.

So wählst du deinen Tarif und nutzt die Testphase

Ein schneller Entscheidungsweg

• Fährst du kleine Tests ohne Übergabe ans CRM, starte mit der Testphase auf Starter und prüf das Formular, bevor du für Kapazität bezahlst.

• Ruft dein Vertrieb jeden Lead an, starte auf Growth wegen Telefonvalidierung und OTP oder buch das Conversion-Paket zu Starter hinzu.

• Sind Meta oder TikTok dein wichtigster Paid-Kanal, vergleich Scale wegen der Conversions API mit Growth plus Insights-Paket.

• Brauchst du Salesforce oder den Sensitive Tag, ist Scale dein Mindesttarif.

Ein Plan für 14 Tage Testphase

Bau dein Formular mit dem höchsten Budget als Multi-Step-Formular nach, mit demselben Angebot und denselben Kontaktfeldern, damit der Vergleich fair bleibt. Verbinde Tracking und CRM am ersten Tag, denn die Testphase sagt dir nichts, wenn du qualifizierte Leads im weiteren Verlauf nicht messen kannst.

Teil den Traffic auf Anzeigen- oder Landingpage-Ebene zwischen altem Formular und neuem Multi-Step-Formular auf. Berechne vor dem Start die Stichprobengröße für die Steigerung, die dir wichtig ist, und rechne damit, in 14 Tagen eher große Verschlechterungen auszuschließen als kleine Gewinne zu beweisen. Öffne dann die Einstellungen zu Tarif und Nutzung und schau, wie nah das Testformular an seine Antwort- und Funnel-Limits gekommen ist. Diese Zahl zeigt dir am besten, aus welchem Tarif du zuerst herauswachsen würdest.

Heyflow hostet und verarbeitet alle Daten in der EU, ist DSGVO-konform und bietet einen AVV mit TOMs. Arbeitest du in einer regulierten Branche, prüf die Compliance-Unterlagen unter trust.heyflow.com, bevor du echte Leads sammelst.

Deine Checkliste

1. Notiere deine Limits: Antworten im stärksten Monat, aktive Funnels und Plätze, plus die Integrationen, von denen die Übergabe an den Vertrieb abhängt.

2. Hol deine echten Werte aus CRM und Werbekonten: Werbebudget, aktuelle CPQL, Rate qualifizierter Leads pro Sitzung und Wert pro qualifiziertem Lead.

3. Rechne die Kosten eines Antwortpakets zu jedem Tarif, den dein stärkster Monat überschreitet, rechne dann Formel 1 und Formel 2 für jeden Tarif und behalte das strengere Ergebnis.

4. Vergleich die nötige Steigerung mit dem, was die Funktionen des nächsten Tarifs in deinem Funnel realistisch verändern können. Upgrade, wenn der Abstand komfortabel ist.

5. Prüf die Preise am Tag des Kaufs auf heyflow.com/de/preise.

Häufige Fragen

Ist Heyflow kostenlos?

Nein. Heyflow hat keinen kostenlosen Tarif. Jeder Tarif startet mit einer 14-tägigen Testphase, die alle Funktionen enthält und keine Kreditkarte braucht.

Was kostet Heyflow?

Die Lead-Gen-Tarife starten bei 19 € im Monat bei jährlicher oder 29 € bei monatlicher Zahlung (Starter, 50 Antworten). Growth kostet 89 € oder 129 €, Scale 239 € oder 299 € und Enterprise 1.100 €. Der E-Commerce-Tarif Prime kostet 199 € oder 299 €.

Zählen Antworten aus der Vorschau gegen mein Limit?

Nein. Es zählen nur Antworten auf veröffentlichten Funnels.

Was passiert, wenn ich mein Antwortlimit erreiche?

Du bekommst vorher eine E-Mail. Neue Antworten werden gespeichert, und sobald du ein Antwortpaket hinzubuchst oder upgradest, werden sie freigegeben und an deine Integrationen übergeben.

Kann ich zusätzliche Antworten kaufen?

Ja, in jedem Tarif, in Paketen, die je nach Tarif unterschiedlich sind. Auf Scale kosten 1.000 zusätzliche Antworten 180 € im Monat bei jährlicher oder 195 € bei monatlicher Zahlung.

Welcher Tarif hat natives A/B-Testing?

Scale. Du kannst das Insights-Paket auch für 40 € im Monat zu Growth hinzubuchen.

Welcher Tarif hat die Meta Conversions API?

Scale, über das Insights-Paket, das auch die TikTok Conversions API enthält.

Ist Heyflow DSGVO-konform?

Ja. Heyflow hostet und verarbeitet alle Daten in der EU und bietet einen AVV mit TOMs. Ab Scale löscht der Sensitive Tag ausgewählte personenbezogene Daten automatisch von Heyflows Servern.