Die 10 besten Paperform Alternativen für dein Unternehmen

Die besten Paperform-Alternativen 2025

1. Heyflow 

Die No-Code-Plattform Heyflow unterstützt Unternehmen dabei, Leads zu generieren und ansprechende User Journeys zu bauen. Mit dem Drag-and-Drop-Builder erstellst du mit Leichtigkeit interaktive Formulare, Lead-Funnels und Landingpages – und musst dafür keine einzige Zeile Code schreiben.

Die wichtigsten Features

• Clickflow-Builder: Du kannst jedes Formulardetail mit über 600 Stiloptionen anpassen, damit deine Formulare perfekt zu deiner Marke passen.

• 20+ Blöcke: Spendiere deinen Formularen Texte, Bilder, Schaltflächen und mehr, um sie unverwechselbar zu machen.

• Hochladen-Block: Wenn du Dateien von deinen Nutzer:innen benötigst, kannst du mit diesem Block bis zu 2 GB Daten pro Flow sicher sammeln.

• Analysen und Berichte: Integrierte Reports zeigen dir, wie deine Formulare funktionieren – und wo du mit A/B-Tests nachbessern solltest.

• Flexible Gestaltung: Passe deine Designs bis ins kleinste Detail an deine Marke an.

• Verschiedene Deployment-Optionen: Du entscheidest, ob du deine Formulare in deine Website einbetten, als Pop-up anzeigen oder als Landingpage teilen möchtest.

Kosten

• Basic: 63 € pro Monat

• Pro: 128 € pro Monat

• Business: 399 € pro Monat

• Enterprise: individueller Plan

2. Formsite

Ähnlich wie Heyflow ist Formsite ein Tool, mit dem du Formulare und Umfragen ohne Coding erstellen kannst. Es eignet sich für Unternehmen, die Anmeldungen, Zahlungen oder Workflows abwickeln wollen. Die Nutzer:innen betonen, dass es mit dem Tool einfach ist, Formulare zu erstellen und zu verwalten.

Einige Reviews zeigen jedoch, dass die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt sind und die Oberfläche ein modernes Design-Upgrade vertragen könnte. Außerdem könnte die Preisgestaltung Unternehmen einschränken, die skalieren oder erweiterte Funktionen nutzen wollen.

Die wichtigsten Features

• Über 50 Formularelemente: Mit Textfeldern, Dropdowns, Checkboxen und mehr kannst du vielseitige Formulare gestalten.

•  Workflow-Automatisierung: Du kannst mehrere Formulare verknüpfen, um Genehmigungs-Workflows einzurichten und Daten zwischen ihnen auszutauschen.

• Integration von Drittanbietern: Verbinde dich mit Tools wie Salesforce, Mailchimp und Google Drive.

• Integrierte Analysen: Verfolge die Performance deiner Formulare und nutze die Insights, um das Engagement zu verbessern.

Preis

• Personal: 24,95 $ pro Monat

• Professional: 39,95 $ pro Monat

• Business: ab $69,95 pro Monat

3. Typeform

Typeform verwandelt herkömmliche Formulare und Umfragen in ansprechende, unterhaltsame Erlebnisse. Mit Funktionen wie Logic Jumps kannst du Formulare erstellen, die sich durch personalisierte Pfade den Antworten der Nutzer:innen anpassen. 

Du kannst deine Formulare über ein Bedienfeld einrichten oder eine Drag-and-Drop-Oberfläche nutzen. Diese gibt dir die volle Kontrolle darüber, wie du Fragen miteinander verbindest – auch wenn es etwas Übung erfordert, komplexe Abläufe zu organisieren.

Außerdem unterstützt dich Typeform beim Erstellen von Umfragen mit Tools wie dem Google Forms-Import, dynamischen Kontaktfeldern und der Option, Videos oder Calendly-Formulare direkt in deine Umfragen einzubetten. Der Accessibility-Checker stellt zudem sicher, dass deine Umfragen barrierefrei sind und prüft zum Beispiel Farben, Alt-Text und die Klarheit des Inhalts.

Die wichtigsten Features

• Branding: Du kannst Farben, Schriftarten und Logos deiner Marke einbinden, um Konsistenz zu gewährleisten und den Wiedererkennungswert deiner Brand zu erhöhen.

• Analytik: Detaillierte Einblicke in Antworten und Ausfüllraten sowie Berichte in Echtzeit helfen dir, gesammelte Informationen zu verstehen und darauf zu reagieren.

• Mobile Optimierung: Das Tool sorgt dafür, dass deine Formulare auf allen Geräten einschließlich PC, Tablet und Smartphone funktionieren und responsiv sind.

• Template-Bibliothek: Nutze eine große Auswahl an Vorlagen für unterschiedliche Anforderungen – von Bestellformularen über Feedback-Forms bis hin zu Anmeldeformularen.

• Chatbot-Integration: Mit einem No-Code-Tool für Chatbots schaffst du „Conversation Experiences“ für Websites oder Apps.

Kosten

• Basic: 25 € pro Monat

• Plus: 55 € pro Monat

• Business: 89 € pro Monat

• Enterprise: kundenspezifischer Plan

4. Formstack

Formstack ist die Muttergesellschaft von Formsite und bietet eine Code-freie Plattform für Formulare, automatisierte Workflows oder das Dokumenten-Management an einem Ort. 

Das Besondere daran: Du kannst Formulare direkt mit Dokumenten verknüpfen und E-Signaturen sammeln. Deshalb ist das Tool für Unternehmen geeignet, die häufig Verträge abschließen oder Genehmigungen und Registrierungen bearbeiten müssen. 

Funktionen wie die konditionale Logik dienen dazu, personalisierte Formulare zu erstellen. 

Integrationen mit Tools wie Salesforce und Google Drive sorgen dafür, dass deine Daten in Verbindung bleiben. 

Liegt dein Fokus jedoch auf individuellen Designs und benutzerdefinierten Schriftarten, werden dir die Gestaltungsmöglichkeiten von Formstack vermutlich nicht ausreichen. Außerdem gibt es keinen kostenlosen Plan, weshalb du den vollen Funktionsumfang nur mit einem kostenpflichtigen Abo nutzen kannst.

Die wichtigsten Features

• Genehmigungs-Workflows: Automatisiere mehrstufige Genehmigungsprozesse mit Leichtigkeit.

• Vorbefüllte Formulare: Befülle Formulare mit vorhandenen Daten, um den Usern Arbeit abzunehmen.

• Offline-Formulare: Erfasse Antworten auch ohne Internetverbindung – diese Funktion ist ideal bei Veranstaltungen oder wenn deine Kund:innen in Gebieten ohne stabiles Internet leben.

• Templates: Nutze eine Vorlagen-Bibliothek, um im Handumdrehen Formulare für verschiedene Use Cases zu erstellen.

• Zahlungserfassung: Akzeptiere Zahlungen direkt über deine Formulare und nutze dafür Integrationen wie Stripe und PayPal.

Kosten

• Forms: 99 $ pro Monat

• Suite: 299 $ pro Monat

• Enterprise: individueller Plan

5. Google Forms

Google Forms ist ein kostenloses, einfach zu bedienendes Tool für alle, die Umfragen, Quizze und Fragebögen erstellen wollen. Die intuitive Oberfläche bietet verschiedene Frageformate, wie Multiple-Choice, Dropdowns und Bewertungsskalen. Die in Echtzeit erfassten Antworten lassen sich direkt in Forms auswerten oder nach Google Sheets exportieren.

Profi-Funktionen wie eine ausgefeilte konditionale Logik, die Verarbeitung von Zahlungen und robuste Integrationen von Drittanbietern sucht man allerdings vergebens. Die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt – deshalb müssen Nutzer:innen sich mit generischen Formularen zufriedengeben, die möglicherweise nicht zu ihrer Marke passen. 

Die Analytics-Funktionen sind rudimentär, was das Visualisieren von Daten und tiefgreifende Analysen für komplexere Fragebögen erschwert. Ein weiterer Aspekt ist der Datenschutz: Lead-Informationen werden auf Google-Servern in den USA gespeichert, was insbesondere für EU-Unternehmen bedenklich ist, die den strengen DSGVO-Vorgaben unterliegen.

Die wichtigsten Features

• Zusammenarbeit: Du kannst Formulare mit deinem Team teilen und sie in Echtzeit bearbeiten und überprüfen.

• Antwortvalidierung: Validierungsregeln gewährleisten, dass die Benutzer:innen ihre E-Mail-Adresse oder numerische Werte korrekt eingeben.

• Verzweigungslogik: Verwende eine einfache Verzweigungslogik, um deine Leads je nach Antwort zu anderen Fragen weiterzuleiten.

• Benachrichtigungen: Lass dich per E-Mail in Echtzeit über neue Formular-Eingaben informieren.

• Responsiveness: Die Formulare lassen sich auch auf Smartphones oder Tablets bequem ausfüllen.

• Templates: Verwende Vorlagen mit Optionen wie Veranstaltungszusagen, Kund:innenfeedback und mehr, um Formulare schneller einzurichten.

•  Einbindung: Bette deine Formulare mühelos in Websites ein oder teile sie nahtlos per Link.

Kosten

Für User mit einem Google-Konto ist Google Forms kostenlos. Für bestimmte Funktionen musst du jedoch auf die Google Workspace-Pläne upgraden:

• Business Starter: 6,80 € pro User und Monat

• Business Standard: 13,60 € pro User und Monat

• Business Plus: 21,10 € pro User und Monat

• Enterprise: auf Anfrage

6. Cognito Forms

Mit Cognito Forms erstellst du fortgeschrittene Formulare mit Funktionen wie konditionaler Logik, Zahlungserfassung und automatisierten Workflows. Damit Zahlungen direkt im Formular möglich sind, lassen sich Zahlungsanbieter wie Square, Stripe und PayPal anbinden. Das Tool ermöglicht außerdem Datei-Uploads oder fortgeschrittene Berechnungen, damit du auch detaillierte Daten sammeln kannst.

Der Preis dafür ist eine Oberfläche, die gerade am Anfang überfordernd wirken kann. Du kannst zum Beispiel nicht mehrere Formularfelder auf einmal einfügen, sondern musst sie nacheinander bearbeiten – das ist besonders bei umfangreichen Formularen frustrierend. 

Dir steht zudem keine Suchfunktion zur Verfügung, um bestimmte Daten im Formular zu finden. Außerdem sind die Templates hauptsächlich für Unternehmen mit Kund:innenkontakt gedacht. Wenn du Wert auf maßgeschneiderte Formulare legst, solltest du deine Suche nach einer Paperform-Alternative fortsetzen.

Die wichtigsten Features

•  Mehrseitige Formulare: Unterteile Formulare in mehrere Seiten, um ihre Usability und Verwaltung zu verbessern.

• Wiederverwendbare Formularfelder: Verwende häufig genutzte Felder in verschiedenen Formularen und spare Zeit.

• Datenexport: Lade Formulardaten in verschiedenen Formaten wie Excel, CSV oder PDF herunter, um sie zu teilen und zu analysieren.

• Zugriffskontrolle: Für den Schutz sensibler Daten lässt sich der Zugriff auf Formulare und Übermittlungen einschränken.

• Speichern und fortsetzen: Erlaube den Nutzer:innen, unvollständige Formulare zu speichern und sie später weiter auszufüllen.

Kosten

• Individual: dauerhaft kostenloser Plan

• Pro: 19 $ pro Monat für 2 User

• Team: 39 $ pro Monat für 5 User

• Enterprise: 129 $ pro Monat für 20 User

7. 123FormBuilder

123FormBuilder ist einfach zu bedienen und erlaubt es dir, Formulare, Umfragen und Quizze ohne Code zu bauen. Mit seinem Drag-and-Drop-Builder und einer Template-Bibliothek kannst du die Formulare deinen Bedürfnissen anpassen. Außerdem lässt sich das Tool mit Apps wie Google Drive und Mailchimp verbinden.

Der Telefonsupport ist jedoch den Enterprise-Kund:innen vorbehalten. Wenn du also einen günstigen Tarif wählst, musst du Probleme per E-Mail oder Chat klären. Außerdem ist es nicht möglich, mehrere Felder auf einmal zu löschen oder Offline-Kopien von Formularen im PDF- oder Word-Format zu exportieren. Ach ja: Falls du eine individuelle Formular-Domain nutzen möchtest, musst du auf den höchsten Tarif upgraden.

Die wichtigsten Features

• Individuelle Benachrichtigungen: Richte E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen ein und lass dich in Echtzeit über neue Formulareingaben informieren.

• Zahlungseingang: Akzeptiere Zahlungen über die Integration von PayPal, Stripe und anderen Gateways.

• Analyse-Dashboard: Überwache die Formular-Performance und sieh dir die Übermittlungsdaten über ein integriertes Analysetool an.

• Einbettung: Nutze deine Formulare auf Websites oder in Blogs oder teile sie direkt per Link.

• Datei-Uploads: Erlaube deinen Leads, Dokumente, Bilder oder andere Dateien direkt in deine Formulare hochzuladen.

• HIPAA-Konformität: Im höchsten Tarif ist eine sichere und konforme Datenerfassung möglich – das ist vor allem für Branchen wie das Gesundheitswesen relevant.

Kosten

• Basic: dauerhaft kostenlos

• Gold: 37 $ pro Monat

• Platin: 49 $ pro Monat

• Diamant: 99 $ pro Monat

• Enterprise: 225 $ pro Monat

8. Zoho Forms 

Mit Zoho Forms ist es ganz einfach, Online-Formulare zu erstellen und Daten zu sammeln. Wenn du bereits andere Zoho-Anwendungen wie Zoho CRM oder Zoho Campaigns nutzt, ist dieses Tool eine gute Wahl. Mit dem Drag-and-Drop-Builder kannst du Formulare schnell einrichten und sie im gesamten Zoho-Ökosystem nutzen.

Es ist mit dem Tool allerdings nicht so einfach, komplexe Formulare auf mobilen Geräten zu bauen. Außerdem gibt es keine Möglichkeit, Formularvorlagen zu speichern – du musst also jedes Mal wieder von vorn anfangen. 

Was außerdem fehlt ist eine bedingte Formatierung – du kannst also Antworten, die auf bestimmten Kriterien basieren, nicht visuell hervorheben. Und wenn du umfangreiche Designoptionen für Kontaktformulare suchst, sind die Werkzeuge bei Zoho vermutlich zu rudimentär.

Die wichtigsten Features

• Genehmigungsworkflows: Automatisiere mehrstufige Genehmigungsprozesse direkt in deinen Formularen.

• Benutzerdefinierte URLs: Erstelle gebrandete Formular-URLs, um noch professioneller aufzutreten.

• E-Mail-Automatisierung: Reagiere auf Formulareinsendungen mit automatisch versendeten, personalisierten E-Mail-Antworten.

• Feldvalidierung: Stelle mit Eingabebeschränkungen wie der E-Mail- oder Nummern-Validierung sicher, dass deine Nutzer:innen korrekte Antworten geben.

• Offline-Modus: Erfasse Antworten ohne Internetverbindung und synchronisiere die Daten, wenn du wieder online bist.

• Vorausgefüllte Formulare: Versende Formulare mit vorausgefüllten Daten für wiederkehrende Leads, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern.

Kosten

• kostenlose Version

• Basic: 12 € pro Monat, jährlich abgerechnet

• Standard: 30 € pro Monat

• Professional: 60 € pro Monat

• Premium: 110 € pro Monat

9. Wufoo

Mit dem Drag-and-Drop-Builder von Wufoo erstellst du Formulare im Handumdrehen. Du kannst Zahlungen mit Integrationen wie PayPal und Stripe erfassen und deine Daten exportieren. Dieses Tool ist gut für kleine Projekte oder einfache Formulare geeignet.

Wenn du das Aussehen deiner Formulare anpassen möchtest, lassen die eingeschränkten Designoptionen allerdings zu wünschen übrig. Es gibt außerdem keine mobile App, deshalb kannst du deine Formulare nicht von unterwegs managen. Wer mit mehr als 200 Formularen arbeiten möchte, könnte schnell den Überblick verlieren.

Eine weitere Schwachstelle ist der Spam-Schutz – es gibt hier nur wenige CAPTCHA-Optionen. Außerdem können selbst im teuersten Tarif nur 10 User mit dem Tool arbeiten – ein echtes Hindernis für große Teams.

Die wichtigsten Features

• Theme-Designer: Passe deine Formulare mit verschiedenen Themes und Farbpaletten an, um sie deiner Brand anzupassen.

• Feldvalidierung: Stelle die Datengenauigkeit sicher, indem du Validierungsregeln für Formularfelder festlegst, etwa in Form von Pflichtfeldern oder bestimmte Eingabeformate.

•  REST-API: Integriere Wufoo per REST-API mit anderen Anwendungen und Diensten und für einen nahtlosen Datenfluss zwischen Plattformen.

• Datei-Uploads: Deine Leads können Dateien direkt über deine Formulare hochladen – das vereinfacht das Sammeln von Dateien wie Dokumenten und Bildern.

Kosten

• Starter: 6,25 $ pro Monat

• Professional: 29,08 $ pro Monat

• Fortgeschritten: 74,08 $ pro Monat

• Ultimate: 183,25 $ pro Monat

10. SurveyMonkey

SurveyMonkey ist eine beliebte Wahl für alle, die Umfragen für aussagekräftige Erkenntnisse erstellen und damit bequem relevante Lead-Informationen sammeln wollen. 

Dank der intuitiven Oberfläche und den vorhandenen Templates erstellst du professionelle Umfragen im Handumdrehen. Das Tool bietet sogar fortschrittliche Analysetools, mit denen du deine Daten noch besser auswerten kannst. Mehrsprachige Optionen ermöglichen es dir außerdem, Zielgruppen in der ganzen Welt zu erreichen. 

Allerdings können die kostenpflichtigen Tarife von SurveyMonkey dein Budget strapazieren. Wenn du für deine Umfragen mehr Antworten sammelst, als im Basis-Tarif vorgesehen, zahlst du für jede zusätzliche Antwort 0,05 $. Trotz des großen Funktionsumfangs sind einige relevante Features – wie die Möglichkeit, das SurveyMonkey-Logo zu entfernen – nur in den höheren Tarifen verfügbar. 

Was du auch noch wissen solltest: SurveyMonkey speichert die gesammelten Informationen und wird damit zum Eigentümer der Daten. Je nach Standort deines Unternehmens kann das zu Datenschutzproblemen führen.

Die wichtigsten Features

• KI-Unterstützung: SurveyMonkey Genius unterstützt dich mit KI bei der schnellen Erstellung hochwertiger Umfragen. Dafür analysiert das Tool Millionen von Fragen und bietet fachkundige Anleitungen.

• Fragen und Seiten überspringen: Verbessere die Erfahrung der Befragten und die Datenqualität, indem du benutzerdefinierte Umfragepfade erstellst, die irrelevante Fragen überspringen.

• Offline-Modus: Erfasse Antworten ohne Internetverbindung und lade sie hoch, sobald du Internetzugang hast.

• Stimmungsanalyse: Das Tool analysiert offene Antworten und kategorisiert sie automatisch als positiv, neutral oder negativ, damit du die Stimmung der Befragten beurteilen kannst.

Kosten

• Premium-Jahrestarif: 99 € pro Monat für Einzelpersonen

• Individuelle Pläne ab 39 € pro Monat

• Team-Tarife ab 30 € pro User und Monat

So findest du die richtige Paperform-Alternative für dein Unternehmen

Welche Paperform-Alternative für dein Unternehmen infrage kommt, hängt von deinen Prioritäten ab. Willst du einfache Umfragen erstellen? Suchst du eine Lösung, die sich in deine Tool-Landschaft integrieren lässt? Oder willst du interaktive Formulare bauen, die dir viele Leads bringen oder nahtlose User Journeys schaffen?

Lass es uns gemeinsam herausfinden:

• Anpassungsmöglichkeiten: Deine Formulare sollen deine Marke optimal ergänzen? Tools wie Heyflow und Typeform erlauben es dir, Farben, Layouts und Schriftarten anzupassen. Wenn du eine möglichst einfache Lösung suchst, eignet sich Google Forms.

• Zweck: Wenn du interaktive Formulare oder Landingpages erstellen willst, ist Heyflow wie geschaffen für dich. Für herkömmliche Umfragen oder Datenerhebungen bieten Typeform und SurveyMonkey ebenfalls gute Tools.

• Budget: Dein Budget ist begrenzt? Kostenlose Optionen wie Google Forms oder Cognito Forms sind in diesem Fall eine solide Ausgangsbasis. Bist du dagegen bereit, mehr zu investieren, bieten dir Plattformen wie Formstack oder Heyflow Premium-Funktionen wie Lead-Funnels oder automatisierte Workflows.

• Usability: Gehörst du zu den Menschen, die gern Zeit investieren, um ein Tool zu beherrschen, oder möchtest du lieber sofort loslegen? Wufoo und 123FormBuilder sind einfach zu erlernen, während Formstack und Zoho Forms mehr Funktionen bieten, aber auch mehr Zeit für die Einrichtung erfordern.

• Integrationen: Benutzt du bereits Tools wie Salesforce, Zoho CRM oder Mailchimp? Dann solltest du nach Plattformen suchen, die sich nahtlos in deine Workflows integrieren lassen. Zoho Forms ist ideal für Zoho-User, während Tools wie Heyflow sich hervorragend für die Lead-Generierung eignen, ohne dich von speziellen Integrationen abhängig zu machen.

Paperform-Alternative: Welche ist die beste?

Bei so vielen Paperform-Alternativen hängt die richtige Wahl davon ab, was dein Unternehmen braucht. Liegt dein Fokus auf ansprechenden Umfragen, sind Tools wie Typeform und SurveyMonkey eine gute Wahl. Willst du allerdings interaktive Formulare, Landing-Pages oder Lead-Funnels erstellen, ist Heyflow die erste Wahl.

Mit der No-Code-Plattform von Heyflow entwirfst du individuelle Erlebnisse im Einklang mit deiner Brand, sammelst mehr Leads als zuvor und gewinnst die Aufmerksamkeit deiner Nutzer:innen – und das alles ohne eine einzige Zeile Code.

Egal, ob du Meta- und Google-Ads oder native Werbung schaltest: Heyflow unterstützt dich dabei, deinen Traffic in sinnvolle Interaktionen umzuwandeln.

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